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Zeitmanagement: So ar­bei­ten Sie schnell und konzentriert

Optimales Zeit­ma­na­ge­ment ist für al­le Fir­men­chefs wich­tig, denn sie müs­sen sich um vie­le The­men küm­mern. Die rich­ti­ge Me­tho­de hilft, Pri­o­ri­tä­ten zu set­zen. Nur wer Wich­ti­ges schnell ent­schei­det und Un­wich­ti­ges gleich de­le­giert, kann sei­nen Be­trieb souverän führen.

Text: Frank Wiercks


Vermutlich kennt jeder Unternehmer diese nagenden Zweifel: Habe ich wirklich alles gemacht, damit das Konzept oder Angebot ankommt? Oder das dumpfe Gefühl der Unsicherheit: War heute nicht noch etwas anderes zu erledigen? Oder allgemein diese aufkommende Panik angesichts noch anstehender Aufgaben: Wie soll ich das bloß schaffen? Berechtigte Fragen, die leicht existenziellen Charakter annehmen. Schließlich ist der Firmenchef, Selbstständige oder Freiberufler persönlich dafür verantwortlich, dass sein Laden läuft. Und er muss bei Problemen höchstselbst die wirtschaftlichen Konsequenzen tragen. Deshalb bloggen Betroffene über das Risiko von Depressionen und Burn-out. Oder haben regelrecht Angst davor, Urlaub zu machen. Erklärbar ist dies mit folgenden Zahlen: Im Schnitt arbeitet der deutsche Vollzeiterwerbstätige laut Statistischem Bundesamt 41 Stunden pro Woche. Bei jedem zweiten Selbstständigen sind es aber über 48 Stunden. Dies erklärt, warum Zeitmanagement für Selbstständige eine besonders wichtige Disziplin ist.

Zeitmana­ge­ment lässt sich ler­nen und op­ti­mieren

Die gute Nachricht: Zeitmanagement lässt sich lernen und mit bestimmten Methoden sowie Techniken optimieren. Die weniger gute: Es gibt kein Patentrezept. Jeder Unternehmer muss für sich herausfinden, auf welche Art er sein Zeitmanagement wirklich nachhaltig verbessern kann. Das ist leichter gesagt als getan: Experten sprechen von rund 70 verschiedenen Methoden oder Tipps für Zeitmanagement, mit denen man ganze Arbeitstage oder auch nur kleine Teilaufgaben strukturieren kann. Aber niemand sollte sich von einer ausufernden Übersicht wie dieser abschrecken lassen. Man muss kein Zeitmanagement-Profi werden, um seine Tage, Stunden und Minuten sinnvoller einzuteilen. Als Einstieg ins Thema reicht ein Grundverständnis dafür, dass bewusst mit der wertvollen Ressource Zeit umzugehen ist. Perfektionismus kann viel Schaden anrichten, denn zum Zeitmanagement gehört ein Gefühl für das gesunde Verhältnis von Aufwand und Ergebnis. Folgendes sollten Unternehmer deshalb kennen und verstehen.

Jeder kann sein Zeit­ma­na­ge­ment wei­ter verbessern

Nicht jeder Unternehmer hat große Schwächen beim Zeitmanagement. Im Gegenteil: Wer sich langfristig auf eigene Rechnung im Wettbewerb behauptet, dürfte ziemlich viel bei der Selbstorganisation richtig machen. Zahlreiche Firmenchefs, Selbstständige oder Freiberufler sind in dieser Disziplin schon gut. Aber beim Zeitmanagement gilt das Sprichwort „Kleinvieh macht auch Mist“ ebenso wie in anderen Bereichen. Wer an kleinen Stellschrauben dreht und die Zeit besser einteilt sowie nutzt, macht per Saldo erhebliche Fortschritte. Deshalb sollten sich Unternehmer mit der Frage beschäftigen, wie sie in dieser Disziplin noch besser werden. Das gilt vor allem bei typischen Symp­tomen für Zeitmanagement-Probleme. Dazu gehört, zu Hause nicht abschalten zu können. Oft in Gedanken abwesend zu sein. Keine Zeit für wichtige Projekte zu haben. Tage als chaotisch zu empfinden. Vorhaben nicht konzentriert zu Ende zu bringen. Oder Schlaflosigkeit. Wer das spürt, sollte zumindest ein Zeitmanagement-Selbststudium starten, am besten aber Experten für das Thema um Rat fragen.

Wichtige Grund­sät­ze im Zeit­ma­na­gement

Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung. Deshalb sollten Unternehmer verstehen, dass Zeitmanagement keine reine Frage der Technik ist. Es geht vielmehr um umfassendes Selbstmanagement, bei dem private und berufliche Ziele betrachtet sowie Prioritäten im geschäftlichen oder gesundheitlichen Bereich gesetzt werden. Dazu gehören Themen wie das Delegieren von Aufgaben, das Verbessern von Prozessen oder Investitionen in neue nützliche Technik. Damit besseres Zeitmanagement als Teil eines bewussten Selbstmanagements seine positive Wirkung entfalten kann, braucht es dann natürlich die passenden Methoden. Um die zu identifizieren, gehört zur Selbsterkenntnis aber auch, dass Stress und Zeitdruck eigentlich etwas Normales sind. Und dass jeder Mensch anders auf Belastungen reagiert. Wichtig ist daher die Frage nach dem Grund der Zeitnot: Ist es die eigene ineffiziente Arbeitsweise, permanente Fremdbestimmtheit oder ein ungünstiges Arbeitsumfeld? Klare Antworten darauf helfen mehr als die unreflektierte Anwendung vermeintlicher Patentrezepte. Wird Zeitmanagement so bewusst betrieben, kann es Unternehmer erfolgreicher machen.

Die größten Zeit­fres­ser im Bü­ro­alltag

Wer sein Zeitmanagement verbessern will, muss vor allem die größten Zeitfresser kennen. Für Büroarbeiter nennt die „Karrierebibel“ sieben Bedrohungen für effizientes Arbeiten, mit denen vermutlich schon jeder so seine Erfahrungen gemacht hat.

• E-Mails: Im Schnitt verbringen Berufstätige 3,2 Stunden pro Tag mit dem Checken beruflicher Nachrichten.

• Meetings: Rein statistisch sitzen manche Chefs und Mitarbeiter bis zu 19 Stunden pro Woche in Meetings.

• Smalltalk: Durchschnittlich dauern Klatsch und Tratsch im Büro jeden Tag bis zu einer Stunde, bei jedem fünften Menschen noch länger.

• Smartphone: Ebenfalls bis zu einer Stunde kann der wiederholte Blick auf den Bildschirm inklusive Reaktion nach Push-Mitteilungen kosten.

• Internet: 80 Prozent surfen bis zu zwei Stunden am Tag ohne Bezug zur Arbeit von Nachricht zu Video zu Social-Media-Kanal.

• Helfersyndrom: Wer ständig jemandem anderem hilft, kommt kaum noch zu seiner eigenen Arbeit.

• Perfektionismus: Wer sich in Details verliert, verschwendet auf der Suche nach der vollkommenen Lösung viel Zeit.

ZeitmanagementZeitfresser schla­gen auch nach der Arbeit zu

Bei genauer Betrachtung und unter Einbeziehung des Privatlebens lässt sich die Liste noch verlängern: Um wiederholte Telefonstörungen, das Aufschieben unangenehmer Aufgaben, planloses Arbeiten, Unordnung, unvorbereitete Konferenzen oder den unbezähmbaren Drang, alles selbst zu erledigen. Und abends zu Hause kommt dann der Griff zur Fernbedienung, um vor dem Fernseher etwas abzuschalten. Dabei wäre es vielleicht besser, das TV-Gerät abzuschalten und die Zeit zu nutzen, um konkret den nächsten Tag oder allgemein sein Zeitmanagement besser zu planen. Tipps dafür gibt es genug.

Die bekann­tes­ten Me­tho­den für Zeit­ma­nagement

Rund 70 verschiedene Methoden oder Tipps für Zeitmanagement sind eine ganze Menge. Einsteiger in das Thema können sich aber zunächst auch auf die wichtigsten Ansätze konzentrieren. Dazu zählen das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse, die ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip, die Kanban-Tafel oder die Pomodoro-Technik. Was ihm am besten weiterhilft, muss jeder Unternehmer für sich entscheiden. Dabei gilt für alle Methoden: Man sollte sie verstehen, ernst nehmen, verinnerlichen und im Alltag möglichst konsequent anwenden. Wer sein Zeitmanagement mit einer Herangehensweise verbessern will, die ihm eigentlich gar nicht liegt, betreibt Zeitverschwendung auf hohem Niveau.

Priorisieren mit dem Pareto-Prinzip

Dem auf verschiedenste Themen angewendeten Pareto-Prinzip liegt folgende Annahme zugrunde: 80 Prozent des überhaupt möglichen Erfolgs lassen sich mit 20 Prozent des Gesamtaufwands erreichen. Von 80 auf 100 Prozent Erfolg zu kommen, erfordert die restlichen 80 Prozent an Aufwand. Das ist – betreibt man nicht gerade ein Atomkraftwerk, wo nur Null-Fehler-Toleranz das Überleben sichert – unwirtschaftlich. Will sagen: Perfektionierung ist Zeitverschwendung. Wer Zeit sinnvoll nutzen will, setzt Prioritäten und erledigt die grundlegenden, wichtigen, großen Dinge, statt sich in Kleinigkeiten zu verlieren. Beispiel E-Mail: Dringende Nachrichten beantwortet man sofort. Weniger wichtige schickt man zur Weiterbearbeitung an einen Vertreter oder erledigt sie später. Unwichtige kommen in den Papierkorb. Keinesfalls rechnet es sich, durchdachte Ablagesysteme für unwichtige Mails für den Fall zu schaffen, dass man sie später braucht. Sie sind entweder wichtig oder weniger wichtig – also persönlich oder von einem Vertreter bearbeitet worden. Das perfekte Aufbewahren unwichtiger Nachrichten ist ein Paradebeispiel für Zeitverschwendung.

Perfektionismus sa­bo­tiert ef­fi­zien­tes Zeit­management

Prinzipiell lässt sich das Pareto-Prinzip auch im Zeitmanagement umsetzen. Allerdings ist es psychologisch anspruchsvoll, sich gerade als Unternehmer darauf einzulassen, dass Dinge nicht hundertprozentig gemacht werden. Zwingend ist eine Definition, was wichtige Aufgaben sind, die es als Erste zu erledigen gilt, welche Aspekte eines Themas nicht voll ausgearbeitet werden müssen oder an wen der Firmenchef weniger wichtige Themen delegiert. Dazu empfehlen sich die durchdachte Verteilung von Aufgabenbereichen – für das Delegieren – sowie priorisierte To-do-Listen – zum konkreten Bearbeiten. Aus den Prioritäten innerhalb einer Aufgabe und der Abstufung verschiedener Aufgaben nach Wichtigkeit ergibt sich automatisch der Tagesplan zum sinnvollen Zeiteinsatz. Zur Kontrolle sollte schriftlich festgehalten werden, wie lange etwa eine Besprechung oder Angebotserstellung gedauert hat. Das hilft nicht nur bei der Kostenkalkulation, sondern mittelfristig auch bei der Tagesplanung. Dauert eine Besprechung immer länger als gedacht, muss sie kürzer werden – oder länger eingeplant.

Delegieren ler­nen mit der ABC-Analyse

Die ABC-Analyse unterscheidet zwischen sehr wichtigen, wichtigen und weniger wichtigen Aufgaben. Dabei unterteilen sich die Kategorien wie folgt:

• A-Aufgaben muss in der Regel der Unternehmer selbst erledigen. Er sollte maximal zwei bis drei solcher Themen pro Tag einplanen und dafür höchstens die Hälfte seiner Arbeitszeit vorsehen. Diese Aufgaben sind wichtig und dringend.

• B-Aufgaben haben eine durchschnittliche Bedeutung und lassen sich zumindest teilweise delegieren. Hier sollten ebenfalls maximal drei Themen am Tag geplant werden, mit einem gesamten Zeitaufwand von etwa einer Stunde. Diese Aufgaben lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten.

• C-Aufgaben sind alle Tätigkeiten, die nicht sehr wichtig sind. Solche Routinearbeiten verursachen den weitaus größten Anteil der anfallenden Arbeit, lassen sich aber weitestgehend delegieren.

Anhand der einzelnen Buchstaben erhalten die einzelnen Aufgaben nun eine Reihenfolge. Grundsätzlich kommen die C-Aufgaben zum Schluss.

Wichtige Auf­ga­ben in leis­tungs­star­ke Zei­ten legen

Sinnvoll ist, bei der ABC-Analyse ein durchdachtes System aufzubauen und es durch die Kette der Beteiligten zu denken. Was muss der Chef selbst machen, was kann er an wen delegieren? Und was muss sein Stellvertreter machen, was kann dieser delegieren? Dass der Unternehmer beispielsweise keine Dokumente selbst kopiert, sollte klar sein. Ohne sensiblen Inhalt gibt es aber auch keinen Grund, warum immer seine Sekretärin kopieren sollte. Oft könnte dies einem Auszubildenden oder Praktikanten überlassen werden. So wird das Zeitmanagement durch die Hierarchieebenen optimiert. Wer mit der ABC-Analyse zurechtkommt, kann durch präzise Zeitangaben sein Zeitmanagement weiter verbessern. Wann wird etwas erledigt und wie lange darf es dauern? Wichtig ist dabei, für A-Aufgaben nicht nur genug Zeit einzuplanen, sondern sie auch in jene Zeiträume zu legen, in denen man am
leistungsfähigsten ist.

Den nächsten Tag pla­nen mit der ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode stammt vom Zeitmanagement-Experten Lothar Seiwert. Sie kann helfen, den Arbeitstag zu planen sowie die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Der Unternehmer soll dafür am Vorabend die nächsten 24 Stunden so strukturieren, dass sich alle notwendigen Aufgaben ohne Zeitdruck erledigen lassen. Das erfordere kaum Zeit und sei besser, als erst morgens den Tag zu planen. Dann lenken oft schon beim ersten Schritt ins Büro so viele Dinge den Chef ab, dass er gar nicht mehr zum Planen kommt. Zwar lassen sich so nur Tage und keine Wochen oder Monate planen – dafür passiert zu viel Unerwartetes. Trotzdem ist die ALPEN-Methode sinnvoll: Sie bietet einen leichten Einstieg ins Zeitmanagement. „Manche Menschen wollen sich nicht festlegen, spontan und flexibel bleiben“, meint Seiwert. „Aber wir sollten unsere Arbeitszeit planen, so wie wir Autofahrten planen: Wir fahren nicht einfach drauflos und merken auf halber Strecke: Mist, falsche Richtung. Wir planen vorher eine Route.“

Verschiedene Me­tho­den mit­ein­an­der kombinieren

Die Abkürzung ALPEN steht für

• Aufgaben aufschreiben. In die To-do-Liste gehört alles, was am nächsten Tag zu tun ist – inklusive Mittagessen und dem, was am abgelaufenen Tag nicht erledigt wurde.

• Länge schätzen. Für jede Aufgabe ist festzuhalten, wie lange sie erfahrungsgemäß dauert. So entsteht ein realistischer Plan, in dem die Stunde nicht 120 Minuten hat.

• Pufferzeit einplanen. Laut Seiwert sollte die Hälfte der verfügbaren Zeit fest verplant werden. Der Rest wird für Unvorhergesehenes und soziale Aktivitäten gebraucht.

• Entscheidungen treffen. Zur Planung gehört Priorisierung: Was muss morgen sein, was lässt sich auf nächste Woche verschieben. Hier helfen Pareto oder ABC-Analyse.

• Nachkontrolle. Verschieben heißt nicht auf die lange Bank schieben. Darum ist zu kontrollieren, ob vom Vortag übertragene Aufgaben noch aktuell sind oder gestrichen werden können. Falls nicht, gilt es, die Prioritäten zu überprüfen.

Wichtigkeit und Dring­lich­keit nach dem Ei­sen­hower-Prinzip

Als Klassiker des Zeitmanagements gilt das Eisenhower-Prinzip, benannt nach dem US-Präsidenten. Es handelt sich um eine Vier-Felder-Matrix mit den Dimensionen „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“. Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Und sie ist dann dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft erledigt sein muss. Daraus ergeben sich vier Kategorien:

• Wichtig und dringlich: Was zur Erreichung von Zielen von höchstem Wert ist, wird sofort selbst erledigt. Nur wer sich selbst um diese Aufgaben kümmert, ist sicher, dass sie wirklich erledigt wurden.

• Wichtig, aber nicht dringlich: Auch darum kümmert sich der Chef selbst. Es reicht aber, einen genauen Zeitpunkt für die Erledigung dieser Aufgaben zu setzen.

• Dringlich, aber nicht wichtig: Diese Aufgaben sollen zeitnah erledigt werden, können aber an Mitarbeiter delegiert werden.

• Weder wichtig noch dringlich: Was weder der Zielerreichung dient noch in einem bestimmten Zeitraum erledigt sein muss, bleibt bei Überlastung einfach liegen.

Zeit im Team pla­nen mit der Kanban-Tafel

Die Kanban-Tafel stammt ursprünglich aus der Autoindustrie: Toyota hat damit die Lagerbestände reduziert und den Produktionsablauf optimiert. Mit der Methode lassen sich aber generell zahlreiche, oft parallel ablaufende Arbeitsschritte überwachen beziehungsweise Fortschritte dokumentieren. Die Kanban-Tafel zeigt sehr übersichtlich, in welchem Stadium sich ein Prozess gerade befindet. In der Fertigung ist der Vorteil, dass sich mögliche Engpässe frühzeitig erkennen und beheben lassen. Aber auch das Zeitmanagement profitiert von dieser Art der Visualisierung. Dafür wird die Kanban-Tafel in die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ unterteilt. In der jeweiligen Spalte kleben Haftnotizen mit Aufgaben. Wer das System verfeinern will, kann den Aufgaben verschiedene Farben geben, die die jeweilige Dringlichkeit symbolisieren. So ist etwa auf einen Blick zu erkennen, ob wichtige Dinge noch unerledigt sind, während bereits an weniger wichtigen gearbeitet wird. Die Kanban-Tafel erleichtert vor allem das Prioritäten- und Zeitmanagement in Teams.

ZeitdruckPersönliches Arbeiten op­ti­mie­ren mit der Po­mo­do­ro-Technik

Neben diesen übergreifenden Herangehensweisen ans umfassende Zeitmanagement gibt es auch zahlreiche Methoden, wie sich einzelne Aufgaben effizienter erledigen lassen. Dazu zählt etwa die sogenannte Pomodoro-Technik. Hierbei wird der Aufwand zur Bearbeitung von Aufgaben mit ganz einfachen technischen Hilfsmitteln erfasst und dokumentiert, was wiederum die weitere Planung und durch häufigere Pausen zugleich die geistige Beweglichkeit verbessern soll. Die Aufgabe wird in Arbeitsschritte von jeweils 25 Minuten unterteilt – wenn der Wecker klingelt, folgt zwingend eine fünfminütige Pause. Nach vier Abschnitten folgt eine längere Pause von 20 Minuten. In der Planungsphase wird eine priorisierte Aufgabenliste für den Tag erstellt. Ist eine Aufgabe erledigt, fliegt sie von der Liste, was ein Erfolgsgefühl gibt. Die zur Dauer der Bearbeitung erfassten Daten helfen, künftig den Zeitaufwand besser zu planen. Wichtig ist, keine Ablenkung zuzulassen, sondern etwa Anrufer auf die Mailbox zu lenken und erst später zurückzurufen – das erhöht die Qualität der Arbeit und der erfassten Daten.

Technische Hilfs­mit­tel für Zeit­ma­na­gement

• Klassische Zeitplanung auf Papier; diverse Anbieter vertreiben immer noch Arbeitshilfen und Checklisten, mit denen sich der Tag organisieren lässt.

• Allgemein für diese Aufgabe entwickelte Software, die oft aus den Vorlagen der papierbasierten Lösungen entstanden ist und sie um weitere Funktionen ergänzt.

• Lösungen, die auf einzelnen Ansätzen zum Zeitmanagement basieren und deren Herangehensweise etwa in Form von Kalender und To-do-Listen abbilden.

• Umfassende Lösungen, bei denen verschiedene Methoden oder Techniken zum Zeitmanagement integriert sind und sich neben Pareto auch Mindmapping findet.

• Cloud-Lösungen, die selbst nur Termine verwalten, aber mit ausgefeilteren Softwarepaketen gekoppelt werden können und so stets nutzbar sind.

Generell werden viele Ideen zum besseren Zeitmanagement wie etwa Pomodoro in Apps verpackt. Ob man damit zurechtkommt und die Funktionen wirklich helfen, muss aber jeder selbst ausprobieren – nicht zuletzt mit Blick auf die technische Umgebung und die Frage, ob weitere Nutzer eingebunden werden sollen.


Bei Fragen sprechen Sie uns gerne an.


Quelle: www.trialog-unternehmerblog.de, Herausgeber: DATEV eG, Nürnberg

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