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Digitale Fahrtenbücher

Das Fahrtenbuch hat wohl schon so manchem Steuerzahler mit Firmenwagen Kopfzerbrechen bereitet. In der Realität ist das Fahrtenbuchführen nämlich leichter gesagt als getan.


Es erfordert viel Diszi­plin, die notwendi­gen Infor­ma­tio­nen (Datum, Kilo­me­ter­stand zu Beginn und am Ende der Fahrt und im Falle betrieblich­er Fahrten Anlass der Fahrt und aufge­suchte Geschäftspart­ner) nach jed­er getätigten Fahrt hand­schriftlich zu notieren. Wird die Doku­men­ta­tion einzel­ner Fahrten im Stress doch ein­mal vergessen, begin­nt eine müh­same Rekon­struk­tion der Fahrten, um die notwendi­ge Lück­en­losigkeit nachträglich zu gewährleis­ten. Hinzu kommt, dass das Finan­zamt bei Fahrten­büch­ern sehr peni­bel ist. So weckt beispiel­sweise schon ein sehr ein­heitlich­es Schrift­bild den Ver­dacht ein­er nachträglichen Manip­u­la­tion. Schlimm­sten­falls dro­ht let­ztlich die meist kost­spielige Ver­s­teuerung nach der pauschalen 1-%-Methode.

Schreiben war gestern

Gute Nachricht­en gibt es für alle, die hand­schriftliche Vari­anten satt haben: Die Dig­i­tal­isierung hat auch ver­schiedene Bere­iche der Steuer­branche erre­icht. In den let­zten Jahren erobern dig­i­tale Lösun­gen allmäh­lich den Markt und bieten eine Alter­na­tive gegenüber analo­gen Pen­dants und der pauschalen 1-%-Versteuerung. Die dig­i­tal­en Helfer notieren die für das Finan­zamt notwendi­gen Dat­en ganz automa­tisch und spe­ich­ern sie auf einem Serv­er. An das Fahrten­buch­schreiben muss man dem­nach nicht mehr denken. Nach Ende der Fahrt kön­nen die Fahrten dann ver­wal­tet wer­den. Konkret wer­den sie durch den Nutzer in der App den Kat­e­gorien „Geschäftlich“, „Pri­vat“ oder „Arbeitsweg“ zuge­ord­net, damit im End­ef­fekt der tat­säch­liche Pri­vatan­teil ermit­telt wer­den kann. Die Lösun­gen gewiss­er Anbi­eter wer­den einem dig­i­tal­en Helfer beson­ders gerecht: Sie bieten meist Erweiterun­gen, wie eine Soft­ware zur Fuhrparkver­wal­tung, Fea­tures zur Verkehrs­analyse, einen Fahrzeugfind­er oder einen Spritspar­train­er, um alle The­men rund um den Fir­men­wa­gen zu opti­mieren. Wenn schließlich die näch­ste Betrieb­sprü­fung anste­ht, kann ein dig­i­tales Fahrten­buch exportiert und an den Steuer­ber­ater oder das zuständi­ge Finan­zamt weit­ergegeben wer­den.

Vorsicht ist besser als Nachsicht: rechtliche Anforderungen

Blind ver­trauen sollte man dig­i­tal­en Fahrten­büch­ern nicht. Die rechtlichen Anforderun­gen sind die Grund­vo­raus­set­zung für eine erfol­gre­iche Steuer­prü­fung und durch das BMF-Schreiben vom 18.11.2009, BSt­Bl. I 2009, S. 1326, Az. IV C 6 – S 2177/07/10004, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15.11.2012, klar definiert: Zeit­nah, manip­u­la­tion­ssich­er und lück­en­los ist auch ein elek­tro­n­is­ches Fahrten­buch zu führen. Die Fahrten müssen ein­schließlich des an ihrem Ende erre­icht­en Gesamtk­ilo­me­ter­stands voll­ständig und in einem fort­laufend­en Zusam­men­hang wiedergegeben wer­den. Dazu muss die Fahrten­er­fas­sung unbe­d­ingt automa­tisch starten, denn son­st entste­ht wie auch bei hand­schriftlichen Vari­anten das Prob­lem der Lück­en­haftigkeit. Die Manip­u­la­tion­ssicher­heit wird sichergestellt, indem eine nachträgliche Verän­derung aus­geschlossen ist. Einzig eine Ergänzung der Dat­en (beispiel­sweise Anlass der Fahrt, Geschäftspart­ner oder Gründe für einen Umweg) ist erlaubt. Damit die zeit­na­he Doku­men­ta­tion erfüllt ist, räumt das BMF dazu eine 7‑Tage-Frist ein. Im sel­bi­gen Zeitraum müssen die Fahrten noch den eben genan­nten Kat­e­gorien zuge­ord­net wer­den. Im Gegen­satz zum klas­sis­chen Fahrten­buch genügt es also, die Fahrten erst in der Mit­tagspause, nach Feier­abend oder am Woch­enende zu kat­e­gorisieren, da die Dat­en selb­st ja bere­its unmit­tel­bar nach der Fahrt erfasst wur­den.

Sind alle digitalen Lösungen gleich?

Zu unter­schei­den ist in einem ersten Schritt zwis­chen reinen App-Lösun­gen und Kom­bilö­sun­gen. Reine App-Lösun­gen sind ver­gle­ich­sweise gün­stig. In den meis­ten Fällen ist davon aber abzu­rat­en. Das Smart­phone muss näm­lich stets mit­ge­führt wer­den und es lässt sich nur schw­er beweisen, dass die Strecke, die das Smart­phone zurück­gelegt hat, let­ztlich mit der des Fahrzeugs übere­in­stimmt.

Im Gegen­satz dazu gibt es Kom­bilö­sun­gen aus Hard- und Soft­ware. Ältere Anbi­eter set­zen dazu teil­weise noch auf rel­a­tiv sper­rige Hard­ware, die im Rah­men eines Werk­stat­tbe­suchs vor­ab zwar fest im Innen­raum mon­tiert wer­den muss, ihren Zweck aber erfüllt. Der Trend der let­zten Jahre geht zu „dig­i­tal­en Werkzeu­gen” über, die auf Basis der On-Board-Diag­nose-Schnittstelle des Fahrzeugs funk­tion­ieren. Meist unter­halb des Lenkrads lässt sich ein klein­er OBD-Steck­er mon­tieren, der die notwendi­gen Ent­fer­nun­gen direkt aus dem Bor­d­com­put­er aus­li­est. Am Smart­phone oder PC kön­nen die Infor­ma­tio­nen dann ver­wal­tet wer­den.

Dabei gibt es zum einen OBD-Lösun­gen, welche die Dat­en via Blue­tooth in die Soft­ware über­tra­gen. Ihre Aufze­ich­nung muss in der Regel manuell ges­tartet wer­den. Hinzu kommt, dass der Blue­tooth-Emp­fang erfahrungs­gemäß nicht immer zuver­läs­sig ist. Insofern entste­hen lück­en­hafte Büch­er und fol­glich dro­ht die Ablehnung des Fahrten­buchs durch das Finan­zamt.

Zum anderen kann auf OBD-Lösun­gen zurück­ge­grif­f­en wer­den, die per GPS arbeit­en und deren OBD-Steck­er über eine inte­gri­erte SIM-Karte ver­fügt. Sie funk­tion­ieren mit Abstand am zuver­läs­sig­sten. Dabei muss das Smart­phone nicht mit­ge­führt wer­den, um eine lück­en­lose Aufze­ich­nung zu gewährleis­ten. Die Erfas­sung jed­er Fahrt begin­nt automa­tisch. Bei fehlen­der Net­zverbindung, z. B. in Tief­gara­gen oder Tun­neln, wer­den die Dat­en im OBD-Steck­er gespe­ichert und bei Wieder­erlan­gen der Konnektivität an das Rechen­zen­trum weit­ergeleit­et. Es wird also tat­säch­lich jede einzelne Fahrt aufgeze­ich­net. Kri­tik­er sehen in der OBD-Tech­nolo­gie die Gefahr, der Steck­er kön­nte bei einzel­nen Fahrten aus­gesteckt wer­den. Hier kann aber Ent­war­nung gegeben wer­den, denn das Finan­zamt würde schnell fest­stellen, dass der tat­säch­liche Kilo­me­ter­stand nicht mit der Angabe im Export übere­in­stimmt, und mis­strauisch wer­den.

Fazit

Viele Steuer­ber­ater und Fir­men­wa­gen­fahrer trauen dig­i­tal­en Vari­anten aktuell noch nicht, erfahrungs­gemäß auf­grund von Mis­strauen in die Tech­nik, aus Angst vor Überwachung und zum Schutz der Pri­vat­sphäre. Dabei spricht – sofern die rechtlichen Voraus­set­zun­gen einge­hal­ten wer­den – vieles für dig­i­tale Lösun­gen: Sie sind schneller und die Tech­nik ist zuver­läs­siger, denn ger­ade hand­schriftliche Fahrten­büch­er erfüllen die Anforderun­gen des Finan­zamts, wie die Lück­en­losigkeit, häu­fig nicht. Let­ztlich lohnt sich der finanzielle Aufwand, wenn man bedenkt, wie regelmäßig hand­schriftliche Vari­anten durch Ablehnung zur Steuer­falle wer­den.

Vimcar

Vim­car, ein Berlin­er Soft­ware­an­bi­eter aus dem Con­nect­ed-Car-Bere­ich, hat gemein­sam mit Steuer­ber­atern eine dig­i­tale Fahrten­buch­lö­sung entwick­elt, deren Tech­nolo­gie auf beschrieben­er OBD-Schnittstelle basiert. Der Steck­er kann mit einem Hand­griff mon­tiert wer­den und startet die Doku­men­ta­tion der Fahrten selb­st­ständig, sobald der Motor ges­tartet wird.

Nach eige­nen Infor­ma­tio­nen erfüllt das Vim­car-Fahrten­buch alle rechtlichen Anforderun­gen, sodass der Anerken­nung durch das Finan­zamt bei ord­nungs­gemäßer Nutzung nichts mehr im Weg ste­ht. Über 4.000 kleine bis mit­tel­große Unternehmen nutzen die Lösung von Vim­car bere­its. Steuer­ber­ater kön­nen das Fahrten­buch kosten­frei 30 Tage testen. Da Vim­car nicht nur mit dem Deutschen Steuer­ber­ater­ver­band und DATEV, son­dern auch mit der HSP Kan­zleigruppe kooperiert, prof­i­tieren alle HSP-Kan­zleien sowie deren Man­dan­ten von vergün­stigten Part­nerkon­di­tio­nen auf das Vim­car-Fahrten­buch.

Wenn ein Man­dant noch unsich­er ist, ob sich ein Fahrten­buch im eige­nen Fall finanziell lohnen würde, kann mit dem Vim­car-Fir­men­wa­gen­rech­n­er (vimcar.de/firmenwagenrechner) kosten­los und ohne Anmel­dung die indi­vidu­elle Erspar­nis gegenüber der 1-%-Methode berech­nen.


Bei Fra­gen sprechen Sie uns gerne an. Gerne informieren wir Sie darüber, wie Sie den HSP-Rabatt von 15% bei VIMCAR nutzen kön­nen.

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